Hallintopalvelut

Hallintopalvelut-yksikön tehtävä on tukea ja mahdollistaa johtajien ja toimintayksiköiden työtä. Yksikkö tuottaa seuraavia palveluja: hankkeiden ja toimintayksiköiden taloushallinto ja taloussuunnittelu, henkilöstöhallinto, henkilöstösuunnittelu ja henkilöstön kehittäminen, esihenkilötyön, työhyvinvoinnin ja työsuojelun tukeminen, assistenttipalvelut, toimitilahallinto ja -palvelut, kirjaamo ja asiakirjahallinto, hankintatoimen koordinointi ja kehittäminen, yleishallinnolliset lakiasiat, matkahallinto sekä muu keskitetty yleishallinto. Lisäksi yksikkö tukee tulossopimusten valmistelua ja toiminnan suunnittelua ja seurantaa.

Hallintopalvelut-yksikkö järjestää sisäisen tarkastuksen, joka arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa sekä näiden tuloksellisuutta, raportoi arvioinnin tuloksista sekä esittää toimenpide-ehdotuksia järjestelmän kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus raportoi suoraan pääjohtajalle ja johtoryhmälle.

Hallintopalvelut-yksikkö koostuu seuraavista ryhmistä

• HR, henkilöstöpäällikkö Maija Räsänen
• Talous, ryhmäpäällikkö Katja Paalanen
• Toimitilat ja kirjaamo, ryhmäpäällikkö Minna Öster
• Assistentit, ryhmäpäällikkö Heidi Koivuluoma
• Hankinta- ja lakiasiat, ryhmäpäällikkö Sini Korpela
• Osaaminen ja työhyvinvointi, kehittämispäällikkö Sanni Jormakka

Hallintopalvelut-yksikön kehittämispäällikkönä toimii

• Sanni Jormakka

Lisätietoja

Hallintopalvelut-yksikön ryhmien tehtävät

HR-ryhmä

• Vastaa virka- ja työehtosopimusten ja niitä koskevien asioiden tulkinnasta, valmistelee tarkentavia virka- ja työehtosopimuksia sekä osallistuu niitä koskeviin neuvotteluihin.
• Tukee ja neuvoo johtoa ja esihenkilöitä henkilöstöasioissa sekä laatii niitä koskevia ohjeita.
• Hoitaa palkka- ja palvelussuhdeasioita Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden kanssa sovitun työnjaon mukaisesti.
• Vastaa Syken yhteistoiminnasta ja työterveyshuollon yhteistyöstä sekä niiden kehittämisestä. Hoitaa työhyvinvointiasioita yhteistyössä Osaminen ja työhyvinvointi -ryhmän ja työsuojelupäällikön kanssa.

Talous-ryhmä

• Vastaa Syken taloussuunnittelun (TTS, budjettikehys) ja budjetoinnin (valtion talousarvio, sisäinen rahanjako) prosessista ja raportoinnista.
• Vastaa Syken kustannuslaskennan ja muun johdon laskentatoimen toteuttamisesta.
• Valmistelee taloushallintoa koskevat ohjeet sekä tukee ja neuvoo johtoa, esihenkilöitä, projektipäälliköitä ja henkilöstöä talousasioiden hoidossa.
• Huolehtii Syken menojen ja tulojen käsittelystä, kirjanpidon oikeudellisuudesta ja tilinpäätöksen valmistelusta sekä osallistuu toimintakertomuksen laadintaan.
• Koordinoi virkamatkustamista ja vastaa sen ohjeistuksesta.

Ryhmään kuuluu kolme tiimiä: maksut ja matkat, taloussuunnittelu ja EU-projektit.

Maksut ja matkat-tiimi

• Hoitaa keskitetysti Syken menojen ja tulojen käsittelyyn ja maksuliikenteeseen sekä matkustukseen liittyviä tehtäviä.

Taloussuunnittelu-tiimi

• Tukee yksiköiden toiminnan ja talouden suunnittelua sekä rahoituksen seurantaa ja raportointia, mm. rahoitusesitysten ja hankesopimusten valmistelu projektipäällikön tukena; hankkeiden kustannuslaskennan ja hinnoittelun asiantuntijatehtävät, mm. projektien avaus, seuranta, raportointi ja laskutus yhteistyössä projektipäälliköiden kanssa.
• Neuvoo ja avustaa yksiköiden taloushallinnon prosesseissa.

EU-projektit-tiimi

• Tukee projektipäälliköitä EU-rahoitteisten tutkimus- ja kehityshankkeiden valmistelussa ja toteutuksessa taloushallinnon osalta.
• Hoitaa EU-projektien talousseurannan ja -raportoinnit sekä tilintarkastusten valmistelun, tukee hankevalmistelua budjetoinnin osalta, ohjaa ja neuvoo EU-hankkeiden hallinnossa.

Toimitilat ja kirjaamo -ryhmä

• Vastaa Syken toimitilojen ja niihin liittyvien palvelujen ja tavarahankintojen budjetoinnista, sopimushallinnasta ja käytännön hankinnoista, toimitilojen ja palvelujen kehittämisestä ja laadun seurannasta, toimitilaturvallisuudesta ja sen kehittämisestä.
• Vastaa Syken postitukseen liittyvistä palveluista ja niiden sopimuksista ja kustannuksista valtakunnallisesti.
• Vastaa postin käsittelystä ja virastopalvelutehtävistä päätoimipaikalla Viikissä.
• Vastaa Syken puhelinpalveluista sekä osittain av-palveluista.
• Vastaa keskitetyistä kirjaamo- ja arkistointipalveluista sekä Syken asianhallinnan kehittämisestä ja laadun seurannasta.

Assistentit-ryhmä

• Tukee johtoa ja esihenkilöitä yleishallinnollisissa tehtävissä.
• Palvelee uusien työntekijöiden vastaanottamiseen liittyvissä palveluissa (työvälineet, kulkuoikeudet, yleisperehdytys jne.).
• Tukee palvelussuhteen päättymiseen liittyvissä toimenpiteissä (mm. avustaa työtodistuksen laadinnassa).
• Tukee sisäistä viestintää ja yhteisöllisyyttä yksiköissä.
• Avustaa rekrytoinneissa, mm. haastatteluaikojen kalenteroinnissa ja hakijaviestinnässä.
• Tukee useita hallinnollisia prosesseja, mm. huolehtii SykeVahvassa vastuuyksikön työpöydälle tulleiden asiakirjojen eteenpäin vastuuttamisesta ja tuntikirjausten teknisestä tarkastamisesta kuukausittain.
• Järjestää tilaisuuksiin liittyvät palvelut (esim. virkistyspäivät, kehittämispäivät)
• Avustaa johtoryhmien kokouksissa.

Hankinta- ja lakiasiat -ryhmä

• Vastaa hankintatoimen ohjauksesta, koordinoinnista ja tuesta sekä yleishallinnollisten lakipalveluiden tuottamisesta.
• Neuvoo ja tukee mm. sopimusten tekemisessä, julkisissa hankinnoissa, tekijänoikeus- ja muissa immateriaalioikeusasioissa, hallintoasioiden käsittelyssä sekä julkisuuslain ja tietosuojalainsäädännön soveltamisessa.
• Tietosuojavastaavan tehtävät ja Syken asianomistajatehtävät mm. kansainvälisiä jätesiirtoja koskevissa rikosasioissa ovat tässä ryhmässä.

Osaaminen ja työhyvinvointi -ryhmä

• Vastaa henkilöstösuunnittelun ja osaamisen johtamisen tuesta ja kehittämisestä. 
• Tukee ja kehittää työhyvinvointia ja sen johtamista.