Tietosuojailmoitus vierailijahallintaan liittyvien henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa (SYKE).

SYKEllä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus (SYKE)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:

Minna Öster, toimitilapäällikkö
minna.oster@syke.fi

tietosuojaSYKE@syke.fi

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta):

  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • EU:n tietosuoja-asetus

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Vierailijatiedot tallennetaan vierailijahallintajärjestelmään/rekisteriin niillä tiedoilla mitkä henkilöstä on saapumisen yhteydessä.

Henkilö kirjaa itse omat tietonsa vierailijahallintajärjestelmään/manuaaliseen vierailijakirjaan tai SYKEn henkilökunta ennakkoilmoitusten perusteella:
Etu- ja sukunimi (pakollinen)
Yritys (pakollinen)
Puhelinnumero (valinnainen)
Sähköpostiosoite (valinnainen)

Kerättäviä tietoja ovat lisäksi tiedot vierailusta kuten vierailun ajankohta ja tieto vierailun vastaanottajasta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on parantaa vierailukokemuksia, tehostaa vieraiden vastaanottoa, lisätä turvallisuutta mm. vierailijakorteilla, jotka itsepalveluautomaatti tuottaa, ja dokumentoida tietoja käyneistä vierailijoista määräaikaisesti. Tallennettuja tietoja käytetään vain mahdollisten tutkinta- ja vahinkoasioiden käsittelyssä ja selvittelyssä.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Rekisteriin tallentuu tiedot vieraiden itsekirjaamien tietojen sekä henkilökunnan mahdollisten ennakkoilmoitusten perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastaanottajia ovat SYKEn nimetyt henkilöt ja vierailijahallintajärjestelmän palvelusopimukseen perustuen palveluntarjoaja SystamRespa. Vierailijahallintajärjestelmän tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisen alihankkijan palvelimella, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

Palveluntarjoaja on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelijä, jonka tulee noudattaa SYKEn sille antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja eteenpäin. Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen

Suomen ympäristökeskus (SYKE) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään 30 päivää vierailusta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toimitilojen teknisen valvonnan osalta. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilöllemme.

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Julkaistu 15.7.2022 klo 14.02, päivitetty 15.7.2022 klo 14.10

Aihealue:
Kohderyhmä: