Yleistä
Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa (Syke).
Suomen ympäristökeskuksella on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.
Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:
Kaarina Vartiainen, projektipäällikkö
etunimi.sukunimi@syke.fi
Alueidenkäytön tietojärjestelmien neuvonta
alu_tuki@syke.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojaSYKE@syke.fi
Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta):
- Maankäyttö- ja rakennuslain (MRL) 205 §
- Maankäyttö- ja rakennusasetuksen (MRA) 2, 94 ja 96 §:t
Henkilötietoja käytetään alla olevien lakisääteisten tehtävien hoitamisessa.
Ministeriöllä sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilla on oikeus saada kunnilta näillä olevia alueidenkäytön ja rakennetun ympäristön seurannan kannalta tarpeellisia tietoja sekä viranomaistehtäviä varten tarpeellisia asiakirjoja (MRL 205 §). Näitä ovat seurannan kannalta tarpeelliset alueidenkäytön ja rakennetun ympäristön tilaa ja kehitystä, kaavoitus- ja lupatilannetta sekä hallinnon järjestämistä ja sen suoritteita koskevat tiedot sekä käsiteltävänä olevaa valvonta- ja muuta viranomaistehtävää varten tarpeelliset asiakirjat (MRA 96 §). Kunnan hyväksyttyä asemakaavan, sen on lähetettävä viivytyksettä kaavaselostus tiedoksi elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle (MRA 94 §). Lain toimeenpanoa ohjeistavassa ympäristöministeriön oppaassa (Asemakaavan selostus, MRL 2000 -julkaisusarja, nro 3) on säädetty asemakaavan seurantalomakkeen käyttö kaavaselostuksen liitteenä ja toimittaminen sähköisenä ympäristöhallintoon.
Ympäristöministeriön on järjestettävä alueidenkäytön ja rakennetun ympäristön tilan ja kehityksen seuranta ja sen kannalta tarpeellisten tietojärjestelmien ylläpito. Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus edistää ja ohjaa tämän seurannan järjestämistä toimialueellaan sekä osaltaan huolehtii tarpeellisen seurannan järjestämisestä. Kunnan tulee huolehtia kaavoitus- ja rakennustoimen hoidon edellyttämästä alueidenkäytön, rakentamisen ja rakennetun ympäristön sekä kulttuuri- ja luonnonympäristön tilan ja kehityksen seurannasta alueellaan. (MRA 2 §)
Ympäristöministeriön puolesta alueidenkäytön seurantajärjestelmien ja -aineistojen toteuttamisesta huolehtii Suomen ympäristökeskus Syke. Asemakaavan seurantalomakkeella kerättävä tieto tulee kunnista ja niiden käyttämiltä kaavoituskonsulteilta, joten tiedonkeruu on ulkoistettu valtiovarainministeriön TYVI-konseptin mukaisesti kaupalliselle operaattorille. TYVI-operaattorilta kopioidaan sen tietokantoihin kerätyt tiedot Syken järjestelmiin ja edelleen elinympäristön tieto- ja analyysipalvelu Liiteriin. Tietoja toimittavat kunnat ja kaavoituskonsultit tallentavat TYVI-operaattorille myös yhteyshenkilönsä tiedot käyttäjien tunnistusta, kuntien kaavoituskonsulttien valtuutusta sekä järjestelmän tekniseen ja sisällölliseen neuvontaan liittyvää käyttäjien opastusta varten. Neuvontaa hoitavat sekä tiedonkeruusta vastaava TYVI-operaattori että järjestelmän ylläpidosta ympäristöministeriön puolesta vastaava Syke sekä lisäksi elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset MRL:in perustuvan kuntien maankäytön ohjaustehtävänsä mukaan.
Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset
Kunnan yhteyshenkilöstä ja konsulttitunnuksen aktivoijasta kerättävät yhteystiedot ovat:
- Y-tunnus (vain konsulttitunnuksen aktivoivista)
- kunta / yrityksen nimi
- virasto / toimisto
- henkilön nimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelin- ja faksinumerot
Lisäksi on tiedot jokaisen kunnan TYVI-järjestelmässä valtuuttamista konsulteista.
Kuntien ja konsulttien täyttäessä varsinaisia kaavoja koskevia tietoja, tallennetaan käyttäjätunnuksen mukaan siitä tietoja, koska niitä tarvitaan virhetilanteiden selvittämisessä ja käyttäjien opastuksessa.
Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.
Henkilötietojen lähteet
Kunta tai sen TYVI-operattorilla valtuuttama konsultti täyttää jokaisesta asemakaavasta seurantalomakkeen.
Henkilötietojen vastaanottajat
Asemakaavan seurantalomakkeilla TYVI-operaattorille kerätyt tiedot kopioituvat joka yö SYKEen. Tietojen siirto tapahtuu samoin kuin muissakin ympäristöministeriön TYVI-järjestelmissä: TYVI-operaattori tekee exportissa Syken laatimien XML-skeemojen mukaiset tiedostot, jotka automaattisesti noudetaan FTP-yhteydellä järjestelmiin. Edelleen tarvittavat tiedot kopioituvat automaattisesti ympäristötiedon hallintajärjestelmä Herttaan, josta tiedot kootaan saataville helppokäyttöisempään muotoon elinympäristön tieto- ja analyysipalvelu Liiteriin. Lisäksi seuranta- ja neuvontatehtäviä varten tietokannoista tehdään poimintoja, kuten vuosittainen kaavoitustilaston laatiminen Hertan Kaavoituksen seurannan tietojärjestelmässä ja listaukset elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksille asemakaavan seurantalomakkeiden käytöstä kunnissa.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojaaminen
Asemakaavan seurantalomakkeen yhteyshenkilötietojen käyttö perustuu käyttäjätunnukseen ja salasanaan sekä tallennuksessa TYVI-operaattorilla että selailujärjestelmissä.
Henkilötietojen säilytys
Kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin tarve vaatii, ja tiedot poistetaan kun niitä ei enää tarvita.
Kuntien käyttäjätunnukset ylläpidetään kunakin vuonna voimassa olevan kuntajaon mukaan ja kuntien yhteyshenkilöt tallentavat itse TYVI-operaattorilla käyttäjätietonsa ja valtuuttavat käyttämänsä kaavoituskonsultit. Kaavoituskonsultit aktivoivat tunnuksensa itse tallentamalla tietonsa TYVI-operaattorilla. Varsinaiset asemakaavaa koskevat tiedot kunnat ja konsultit tallentavat kaavoitustoiminnan mukaan.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä Asemakaavan seurantalomakkeen käyttäjätiedoista toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilöllemme.
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy omiin henkilötietoihisi
- tietojen oikaisemiseen
- tietojen poistamiseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.