Administrativa tjänster

Enheten tillhandahåller följande tjänster: ekonomiförvaltning och ekonomisk planering för projekt och verksamhetsenheter, personalförvaltning, personalplanering och personalutveckling, stöd för ledarskap, arbetsvälmående och arbetarskydd, assistenttjänster, fastighetsförvaltning och -tjänster, registratur och dokumenthantering, samordning och utveckling av upphandling, allmänna administrativa juridiska frågor, reseförvaltning samt övrig centraliserad allmän administration. Dessutom stöder enheten förberedelserna av resultatavtal och planering och uppföljning av verksamheten.
Administrativa tjänster-enheten organiserar intern revision, som objektivt och oberoende utvärderar intern kontroll och riskhantering samt deras effektivitet, rapporterar resultaten av utvärderingen och föreslår åtgärder för att utveckla systemet. Intern revision rapporterar direkt till generaldirektören och ledningsgruppen.
 

Administrativa tjänster enhet består av följande grupper:

• HR: gruppchef Maija Räsänen
• Ekonomi: gruppchef Katja Paalanen
• Lokaler och registratorkontor: gruppchef Minna Öster
• Assistenter: gruppchef Heidi Koivuluoma
• Upphandling och juridiska ärenden: gruppchef Sini Korpela
• Kompetens och välmående: gruppchef Sanni Jormakka

Enhetens utvecklingschef:

• Sanni Jormakka

Administrativa tjänster-enhetens gruppers uppgifter

HR-gruppen

• Ansvarar för tolkning av tjänste- och arbetskollektivavtal och relaterade frågor, förbereder förtydligande tjänste- och arbetskollektivavtal och deltar i förhandlingar om dem.
• Stödjer och ger råd till ledningen och chefer i personalfrågor samt utarbetar riktlinjer för dem.
• Hanterar löne- och anställningsfrågor i enlighet med den arbetsfördelning som överenskommits med Statens ekonomiförvaltnings- och personalservicecenter Palkeet.
• Ansvarar för Syke:s samarbetsverksamhet och företagshälsovårdssamarbete samt deras utveckling. Hanterar arbetsvälmåendefrågor i samarbete med Kompetens och arbetsvälmående-gruppen och arbetarskyddschefen.

Ekonomi-gruppen

• Ansvarar för processen och rapporteringen av Syke:s ekonomiska planering (TTS, budgetram) och budgetering (statens budget, intern fördelning av medel).
• Ansvarar för genomförandet av Syke:s kostnadsberäkning och annan ledningsredovisning.
• Förbereder riktlinjer för ekonomiförvaltning samt stödjer och ger råd till ledningen, chefer, projektledare och personal i ekonomiska frågor.
• Hanterar Syke:s utgifter och inkomster, bokföringens laglighet och förberedelse av bokslutet samt deltar i utarbetandet av verksamhetsberättelsen.
• Koordinerar tjänsteresor och ansvarar för riktlinjerna för dem.

Gruppen består av tre team: betalningar och resor, ekonomisk planering och EU-projekt.

Betalningar och resor-teamet

• Hanterar centralt uppgifter relaterade till Syke:s utgifter och inkomster, betalningsflöden och resor.

Ekonomisk planering-teamet

• Stödjer enheternas verksamhets- och ekonomiska planering samt uppföljning och rapportering av finansiering, inklusive förberedelse av finansieringsförslag och projektavtal som stöd för projektledaren; expertuppgifter inom kostnadsberäkning och prissättning av projekt, inklusive öppning, uppföljning, rapportering och fakturering av projekt i samarbete med projektledarna.
• Ger råd och stöd i enheternas ekonomiförvaltningsprocesser.

EU-projekt-teamet

• Stödjer projektledare i förberedelse och genomförande av EU-finansierade forsknings- och utvecklingsprojekt i ekonomiförvaltningsfrågor.
• Hanterar ekonomisk uppföljning och rapportering av EU-projekt samt förberedelse av revisioner, stödjer projektförberedelser i budgeteringsfrågor, vägleder och ger råd i förvaltningen av EU-projekt.

Lokaler och registrakontor-gruppen

• Ansvarar för budgetering, kontraktshantering och praktiska inköp av Syke:s fastigheter och relaterade tjänster och varuinköp, utveckling och kvalitetsuppföljning av fastigheter och tjänster, fastighetssäkerhet och dess utveckling.
• Ansvarar för tjänster relaterade till posthantering och deras avtal och kostnader nationellt.
• Ansvarar för posthantering och myndighetstjänster vid huvudkontoret i Viikki.
• Ansvarar för Syke:s telefonitjänster och delvis AV-tjänster.
• Ansvarar för centraliserade registratur- och arkiveringstjänster samt utveckling och kvalitetsuppföljning av Syke:s ärendehantering.

Assistentgruppen

• Stödjer ledningen och chefer i allmänna administrativa uppgifter.
• Tillhandahåller tjänster relaterade till mottagning av nya medarbetare (arbetsverktyg, tillträdesrättigheter, allmän introduktion etc.).
• Stödjer åtgärder relaterade till avslutning av anställningsförhållanden (inklusive hjälp med att utarbeta arbetsintyg).
• Stödjer intern kommunikation och gemenskap inom enheterna.
• Assisterar vid rekryteringar, inklusive schemaläggning av intervjutider och kommunikation med sökande.
• Stödjer flera administrativa processer, inklusive ansvar för vidarebefordran av dokument som mottagits på ansvarsenhetens skrivbord i SykeVahva och teknisk granskning av tidrapporter varje månad.
• Organiserar tjänster relaterade till evenemang (t.ex. rekreationsdagar, utvecklingsdagar).
• Assisterar vid ledningsgruppsmöten.

Gruppen för upphandling och juridiska äranden

• Ansvarar för styrning, samordning och stöd av upphandlingsverksamheten samt tillhandahållande av allmänna administrativa juridiska tjänster.
• Ger råd och stöd i bl.a. avtalsskrivning, offentliga upphandlingar, upphovsrätts- och andra immaterialrättsfrågor, hantering av administrativa ärenden samt tillämpning av offentlighetslagen och dataskyddslagstiftningen.
• Uppgifter som dataskyddsombud och Syke:s målsägandebiträde i bl.a. brottmål relaterade till internationella avfallstransporter finns i denna grupp.

Gruppen för kompetens och välmående

• Ansvarar för stöd och utveckling av personalplanering och kompetenshantering.
• Stödjer och utvecklar arbetsvälmående och dess ledning.