Tietosuojailmoitus henkilötietojen käsittelystä LEGIT-hankkeessa ja 2IMATCH-hankkeessa

Tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee antaa rekisteröidylle. Ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietojasi Suomen Ympäristökeskuksessa (Syke). Osallistumisesi hankkeeseen on vapaaehtoista, ja voit vetäytyä siitä milloin tahansa. Sinulle ei aiheudu kielteisiä seurauksia, jos päätät olla osallistumatta hankkeeseen tai jos keskeytät osallistumisesi.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomen ympäristökeskus Syke
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki 
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi/
Puh. 029 525 2001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

FT Paula Kivimaa, tutkimusprofessori,
Suomen ympäristökeskus, Ilmastoratkaisut, Politiikka ja riskit -ryhmä
Puhelin: +358400148849 
Sähköposti: etunimi.sukunimi@syke.fi

YTT Marja Helena Sivonen, tutkija, 
Suomen ympäristökeskus, Ilmastoratkaisut, Politiikka ja riskit -ryhmä.
Puhelin: +358 295 251 012 
Sähköposti: etunimi.sukunimi@syke.fi

Tietosuojavastaava

Juha Ruotsalainen
tietosuojasyke@syke.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta) perusteella.

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitukset

Henkilötietoja kerätään LEGIT ja 2IMATCH tutkimushankkeiden toteuttamiseen.  Kerättäviä haastatteluaineiston, kyselyn tai työpajan henkilötietoja ovat osallistujan nimi, ammattinimike, sähköpostiosoite ja organisaation nimi, ääni- ja videotallenteet, sekä mahdolliset valokuvat tilaisuuksissa. Yhteystietoja käytämme osallistujien kutsumiseksi mahdollisiin hankkeen tilaisuuksiin ja koulutuksiin sekä hankeviestintää varten. Tilaisuuksissa, joissa on ruokatarjoilu, pyydämme myös ruokavaliotiedot kutsun yhteydessä.

Kerättyä aineistoa henkilötietoineen voidaan käyttää myös Syken muissa hankkeissa, edellyttäen, että käyttötarkoitus on yhteensopiva alkuperäisen aineiston keruun tarkoituksen kanssa.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan haastatteluihin tai muihin mahdollisiin tilaisuuksiin osallistuvilta ja kyselyyn vastaajilta sähköisellä kyselytyökalulla.  Lisäksi mahdollisten osallistujien yhteystietoja voidaan hankkia, tarkistaa tai täydentää julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät ja analysoivat hankkeessa työskentelevät Syken tutkijat ja muut hankkeessa työskentelevä henkilökunta, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä aineistoa.

Henkilötietoja voivat käsitellä myös hankkeessa Syken tutkimuskumppaneina toimivien organisaatioiden tutkijat ja muut hankkeessa työskentelevät. LEGIT hankkeessa mukana olevat organisaatiot ovat Linköpingin yliopisto, Kööpenhaminan yliopisto ja Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education (NIFU). 2IMATCH konsortioon kuuluu Tampereen yliopisto, Suomen ympäristökeskus (Syke), Ulkopoliittinen instituutti, Lapin yliopisto ja Teknologian tutkimuskeskus (VTT).

Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä hankkeeseen valitut palveluntarjoajat, kuten litterointipalvelu.

Tutkimuskumppanit ja palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Näiden tahojen kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Hankkeessa ei siirretä tai luovuteta henkilötietoja aktiivisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Hankkeessa kuitenkin käytetään yhdysvaltalaisten palveluntarjoajien, kuten Microsoftin, pilvipalveluja. Tämän vuoksi henkilötietojen katsotaan siirtyvän EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen henkilötietojen siirrosta organisaatioille, jotka osallistuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen. Tämän perusteella henkilötietoja voidaan siirtää yhdysvaltalaisille yrityksille, joiden on tunnustettu tarjoavan riittävän suojan tason. Syke varmistaa, että sen käyttämät palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan näitä suojatoimia ja tietosuojavaatimuksia.

Henkilötietojen käsittely ja tekoäly

Tekoälyä käytetään tutkimuksessa tutkijoiden asiantuntijuutta tukevana välineenä. Tutkijat vastaavat aineiston käsittelystä, analyysien laadusta, tutkimustulosten luotettavuudesta sekä aineiston käsittelyn, analyysin ja menetelmien läpinäkyvyydestä. Kaikki tekoälyn tuottamat analyysit ja tuotokset arvioidaan kriittisesti tutkijoiden toimesta ennen niiden mahdollista hyödyntämistä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja Syken ohjeistuksia. 

Henkilötietoja sisältävää aineistoa ei käsitellä avoimissa tekoälypalveluissa. 

Tekoälyn käyttö tutkimuksessa dokumentoidaan siten, että sen vaikutus aineiston käsittelyyn ja tutkimuksen tuloksiin on jälkikäteen arvioitavissa.

Henkilötietojen suojaaminen

Syke on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötietojasi luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta sekä vahingossa tapahtuvalta katoamiselta ja vahingoittumiselta.

Henkilötiedot tallennetaan ja säilytetään salasanalla suojatulla verkkolevyllä ja muissa turvallisissa sähköisissä järjestelmissä, joissa on asianmukaisia käyttöoikeudet. Pääsy tietoihin on rajoitettu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tutkimushankkeen toteuttamiseen. 

Henkilötietojen säilyttäminen ja käsittely hankkeen aikana

Haastattelutallenteet poistetaan sen jälkeen, kun ne on litteroitu tekstitiedostoiksi. Ennen aineiston analysointia tutkimukseen osallistuvien henkilöiden suorat tunnistetiedot (nimi, ammattinimike, organisaatio) haastattelulitteraatioissa- ja kyselyaineistossa korvataan tutkimustunnuksella. Tunnistetiedot ja koodiavain tallennetaan erilliseen tiedostoon Syken sisäiselle verkkolevylle, erilleen tutkimusaineistosta. Mahdollisuus yhdistää tunnistetiedot tutkimusaineistoon säilyy koko tutkimuksen ja jatkohankkeen ajan. Tietoja yhdistetään vain, jos se on tarpeellista esimerkiksi aineiston täydentämiseksi tai tarkistamiseksi. Tunnistetietoihin ja koodiavaimiin pääsevät käsiksi vain Syken tähän tutkimukseen ja jatkohankkeeseen nimetyt tutkijat ja muu henkilöstö.

Kun mahdollisuutta tunnistaa tutkimukseen osallistuneet henkilöt ei enää tarvita, tutkimusaineisto käsitellään siten, ettei yksittäisiä osallistujia voida enää tunnistaa. Tämän jälkeen tunnistetiedot ja koodiavain poistetaan pysyvästi. Tunnisteettomaksi käsitelty aineisto säilytetään Syken sisäisellä verkkolevyllä siihen saakka, kunnes se arkistoidaan jatkokäyttöä varten.

Aineiston käyttö hankkeen päätyttyä

Hankkeen päätyttyä tutkimusaineistoa voidaan käyttää hankkeen loppuun saattamiseen, tutkimustulosten julkaisemiseen ja muuhun raportointiin sekä jatkohankkeissa. Tutkimustulosten raportoinnissa käytetään aineistoa, joka on käsitelty siten, ettei yksittäistä osallistujaa voi tunnistaa. Nimeäsi ei mainita julkaisuissa tai muissa tutkimustuotoksissa. Työtehtävääsi voidaan viitata yleisluonteisesti (esimerkiksi ”asiantuntija”) ja edustamasi organisaation nimi voidaan mainita mutta siten, ettei sinua voi tunnistaa organisaatiotietojen perusteella. Jos valitsit suostumuslomakkeesta kohdan, jossa nimesi ja/tai organisaatiosi saa näkyä, tiedot jäävät näkyviin.

Hankkeen päätyttyä tutkimusaineisto voidaan arkistoida ilman henkilötietoja Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, joka luovuttaa aineiston tutkimus-, opetus- ja opiskelukäyttöön vain rekisteröityneille asiakkailleen. Aineisto, joka on käsitelty siten, ettei yksittäistä osallistujaa voida enää tunnistaa voidaan säilyttää myös Sykessä myöhempää tutkimus- ja kehittämistoimintaa varten.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeudet

Koska henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos peruutat suostumuksesi, henkilötietojesi käsittely lopetetaan ja sinusta kerätyt henkilötiedot poistetaan tutkimusaineistosta siltä osin kuin se on mahdollista. Jos tietojasi on jo käsitelty siten, ettei sinua voida enää tunnistaa niistä, niitä voidaan edelleen käyttää tutkimuksessa, koska niitä ei enää pidetä henkilötietoina.

Tämän lisäksi sinulla on seuraavat oikeudet:

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Voit myös halutessasi saada jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydentämistä. Voit myös henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista ja käsittelyn rajoittamista.

Jos oikaisemme tai poistamme henkilötietojasi tai rajoitamme niiden käyttöä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia ilmoittamaan tästä mahdollisuuksien mukaan kaikille niille vastaanottajille, joille tietoja on luovutettu.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelinvaihde: 029 566 6700 
Kirjaamo: 029 566 6768

Tämän ilmoituksen tarkoituksena on antaa sinulle kattavat tiedot siitä, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Jos jokin henkilötietojen käsittelyyn liittyvä asia on jäänyt epäselväksi, voit pyytää lisätietoja ottamalla yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen alussa mainittuihin tutkimuksen yhteyshenkilöihin.