Tietosuojailmoitus kestävä vesiturvallisuus ja sen hallinta
1. Mitä tässä tutkimuksessa tutkitaan ja mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tässä tutkimuksessa tutkitaan kestävää vesiturvallisuutta ja sen hallintaa Suomessa, Euroopassa ja globaalisti. Tutkimus linkittyy GloWater-tutkimushankkeeseen (”Kohti kestävää vesiturvallisuutta: veden globaalit yhteydet ja yhteiset ratkaisut”; 2024–2030).
Tutkimuksen toteuttavat GloWater-tutkimushankkeen yhteistyökumppanit ja näiden henkilöstö. Tutkimuskonsortio koostuu Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulusta (AaltoBIZ), Aalto-yliopiston insinööritieteiden korkeakoulusta (AaltoENG), Suomen ympäristökeskuksesta (Syke), Ulkopoliittisesta instituutista (UPI) ja Itä-Suomen yliopistosta (UEF). Muihin yhteistyökumppaneihin kuuluu Kaskas Media Oy.
Tutkimuksen keskeisiin menetelmiin kuuluvat yksilö- ja ryhmähaastattelut tallenteineen ja muistiinpanoineen; erilaiset tapahtumat ja tapaamiset (verkossa, hybridinä ja läsnä) ja näissä tuotettu aineisto ja tallenteet; kyselytutkimukset (verkko- ja paperikyselyt) sekä relevanttien suunnittelu-, politiikka- ja päätöksentekoprosessien osallistuva havainnointi. Tarvittaessa näitä täydennetään tarkentavilla keskusteluilla (sähköposti/puhelin/live) relevanttien avaintietolähteiden kanssa. Kerättävä henkilötieto muodostaa keskeisen tutkimuslähteen.
Tämän tutkimuksen rahoitus tulee strategisen tutkimuksen neuvostolta (STN) GloWater-hankkeen kautta ja tutkimukseen osallistuvilta organisaatioilta.
2. Mitä henkilötietoja tutkimuksessa käsitellään
Tutkimuksessa kerätään seuraavia henkilötietoja:
- Nimi, asema ja organisaatio
- Olennaiset yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero
- Haastattelujen tallenne (ääni, videotallenne), tallenteiden tekstimuotoiset litteroinnit sekä haastattelujen aikana tuotettu materiaali ja tutkijoiden tekemät muistiinpanot
- Vastauksia mahdollisesti tarkentavat sähköposti-, puhelin- tai livekeskustelut
- Kyselytutkimuksiin annetut vastaukset
Tutkimuksen osana toteutetaan myös erilaisia tilaisuuksia ja tapaamisia (verkossa, hybridinä ja läsnä). Työpajoista kerättävä henkilötieto koostuu seuraavista henkilötiedoista:
- Osallistujien nimi ja organisaatio
- Keskustelujen tallenne ja sen litterointi (ääni ja/tai video)
- Yhdessä tehdyt muistiinpanot ja dokumentit (paperille tai sähköisille alustoille)
- Tutkijoiden muistiinpanot
Tässä tutkimuksessa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai muita erityisen suojattavia tietoja (lue lisää alta).
Erityiset tai arkaluonteiset henkilötiedot
Tässä tutkimuksessa ei tahallisesti kerätä tai käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai muita erityisen suojattavia tietoja. Tutkimuksen aihepiiri huomioiden on mahdollista, että haastateltavat paljastavat poliittisia tai muita henkilökohtaisia näkemyksiään. Kyseisiä näkemyksiä ei kuitenkaan nimenomaisesti kysytä ja niiden ilmaiseminen on osallistujalle täysin vapaaehtoista. Arkaluonteinen tieto poistetaan aineistosta litterointivaiheessa.
Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:
Henkilötietoja kerätään suoraan tutkimukseen osallistuvilta haastatteluissa, kyselyissä ja muissa keskusteluissa, sekä tapahtumien, työpajojen ja tapaamisten aikana. Lisäksi tietoa voidaan kerätä epäsuorasti avoimista lähteistä, kuten organisaatioiden nettisivuilta tai muista verkossa avoimesti saatavilla olevista lähteistä.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus ja tunnisteellisten tietojen poistaminen
Tässä tutkimuksessa käsitellään vain tutkimuksen tarkoituksen ja toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja.
Tutkimuksen analyysi keskittyy haastattelujen ja tilaisuuksien/tapaamisten litteroituun tekstiaineistoon, ja näiden video-/äänitallenteita käytetään ainoastaan tarpeen tullen varmistamaan litteroinnin oikeellisuus. Alkuperäinen tallenne poistetaan, kuten litterointi on valmis ja analysoitu.
Tekstimuotoista tutkimusaineistoa käsitellään tutkimuksen aikana analysointivaiheessa sellaisessa muodossa, että osallistujan henkilöllisyys ei ole suoraan tunnistettavissa tutkijoille. Osallistujan suorat tunnistetiedot, kuten nimi, korvataan litteroidussa aineistossa esimerkiksi satunnaistunnisteella (pseudonymisointi). Tämä tarkoittaa, että henkilötietosi (nimi, titteli, ja yhteystiedot) korvataan tutkimusnumerolla ennen analyysiä. Henkilötiedot ja vastaava tunnisteavain säilytetään erillisessä, turvatussa tiedostossa erillään tutkimusaineistosta: tätä tietoa käytetään vain tarvittaessa, esimerkiksi aineiston tarkistamiseksi tai täydentämiseksi.
Mikäli paljastat itsestäsi yksilöiviä tietoja, joista henkilöllisyytesi on mahdollista päätellä (esim. työpaikka ja asema), tällaiset tiedot pseudonymisoidaan litterointivaiheessa.
Ennen tutkimustulosten julkaisua aineisto käsitellään siten, että yksittäisiä osallistujia ei voida tunnistaa. Nimeäsi tai edustamaasi organisaatiotasi ei mainita, mutta julkaisuissa voidaan kuitenkin tarpeen vaatiessa mainita yleinen työroolisi (esim. asiantuntija, virkamies) ja edustamasi organisaatio yleisellä tasolla (esim. ministeriö, yritys, järjestö).
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyperusteena on Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) mukaisesti yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan alakohta 1 (e)).
5. Henkilötietojen jakaminen
Tutkimuksessa käsiteltäviä henkilötietoja käsittelevät tutkijat ja asiantuntijat osallistuvista organisaatioista (AaltoBIZ, AaltoENG, UPI, Syke, UEF, Kaskas Media) ja niiden mahdollisista luotetuista yhteistyökumppaneista.
Kaikki tutkimuksen tekemiseen osallistuvat organisaatiot toimivat henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä. Kaikista henkilötietojen prosessointiin liittyvistä oikeuksista ja vastuista on sovittu erillisessä sopimuksessa yhteisrekisterinpitäjyydestä (Joint Controller Agreement, JCA).
Pseudonymisoitua tutkimusdataa, kuten haastattelujen litterointeja voidaan luovuttaa osallistuvien organisaatioiden ulkopuolisille tutkimusyhteistyökumppaneille, mikäli se on tarpeen yhteisen tutkimuksen toteuttamiseksi. Pseudonymisoitua tutkimusdataa voidaan myös luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten tieteellisten julkaisujen vertaisarviointiprosessia varten tai muuta tieteellisten tutkimustulosten validoinnin tai julkaisun kannalta välttämätöntä tarkoitusta varten. Hanke tekee aktiivisesti yhteistyötä ja tietosuojailmoitusta voidaan päivittää lisäten siihen uusia ulkopuolisia tutkimusyhteistyökumppaneita, joille pseudonymisoitua tutkimusaineistoa voidaan jakaa hankkeen aikana.
Kerättyä pseudonymisoitua tutkimusdataa voidaan käyttää saman tieteenalan tieteelliseen jatkotutkimukseen tai tutkimusta tukevien muiden tieteenalojen tutkimukseen. Osana mahdollista jatkotutkimusta, tutkimusdataa voidaan luovuttaa myös muille tutkijoille muista kuin edellä mainituista yliopistoista tai organisaatioista, mikäli se on tarpeellista tutkimuksen toteuttamisen kannalta.
6. ansainväliset tietojen siirrot
Hanketta toteuttavat suomalaiset organisaatiot, jotka tekevät yhteistyötä valittujen kansainvälisten tutkimusta toteuttavien partnereiden kanssa.
Pseudonymisoitua dataa voidaan jakaa hankkeen tutkimuskumppaneille EU:ssa. Pseudonymisoitua dataa siirretään ainoastaan siinä määrin, mikä on tutkimushankkeen toteuttamiseksi välttämätöntä.
Lisäksi osana tieteellistä julkaisuprosessia saattaa olla välttämätöntä jakaa dataa EU tai ETA-alueen ulkopuolella julkaisijoille tai vertaisarvioijille tutkimustulosten varmentamiseksi, sillä kyseiset osapuolet saattavat sijaista EU/ETA-alueen ulkopuolella. On kuitenkin poikkeuksellista, että osana julkaisuprosessia tulisi luovuttaa henkilötiedoiksi luokiteltavaa dataa.
7. Henkilötietojen säilytys ja suojaaminen
Manuaalisen aineiston suojaaminen: Tutkimuksessa kerättävät paperiset henkilötietoja sisältävät tiedot, kuten suostumuslomakkeet, työpajojen osallistujalistat ja muistiinpanot säilytetään kulunvalvotuissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain vastuullisilla tutkijoilla.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot: Henkilötietojasi käsitellään ja säilytetään tietoturvallisissa partneriorganisaatioiden hyväksymissä tietojärjestelmissä, jotka soveltuvat henkilötietojen käsittelyyn. Käytettävät tietokoneet ja tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja vahvalla henkilökohtaisella salasanalla. Pääsy henkilötietoa sisältäviin tietojärjestelmiin on teknisesti rajattu niin, että ainoastaan tutkimukseen osallistuvilla tutkijoilla sekä tutkimuksen toteuttamisen kannalta välttämättömillä henkilöillä on pääsy henkilötietoihisi.
Mihin aineisto arkistoidaan: Tutkimuksen aikana tutkimusorganisaatiot säilyttävät henkilötietoja sisältävää tutkimusaineistoa rajoitetuilla oikeuksilla (restricted access) siten että pääsy tutkimusaineistoon annetaan vain tietosuojailmoituksessa nimetyille tahoille. Tutkimuksen valmistuttua, ja mikäli osallistujat ovat antaneet suostumuksensa, anonymisoitu tutkimusdata voidaan arkistoida avoimeen data-arkistoon, kuten yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon. Tällöin aineisto on saatavilla rekisteröityneille käyttäjille tutkimus-, opetus- ja opiskelutarkoituksiin.
8. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen
Poistaminen tutkimuksen aikana ja tutkimuksen jälkeen
Kerättyä tutkimusdataa voidaan käyttää saman tieteenalan jatkotutkimukseen tai tutkimusta tukevien muiden tieteenalojen tutkimukseen. Henkilötietoja sisältävä tutkimusaineisto poistetaan, kun on kulunut viisi (5) vuotta sellaisesta viimeisestä tieteellisestä julkaisusta, johon kyseistä tutkimusaineistoa on käytetty.
9. Tutkimukseen osallistuvan oikeudet
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot
- pyytää virheellisten henkilötietojensa oikaisua
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- oikeus henkilötietojensa poistamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan edellytykset täyttyvät ja käsittely ei ole enää tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti.
Siinä tapauksessa, että tutkimuksen tekeminen ei edellytä tai ei enää edellytä rekisteröidyn tunnistamista, rekisterinpitäjä ei ole velvoitettu hankkimaan lisää tietoja, jotta data tai rekisteröity voitaisiin tunnistaa vain sen vuoksi, että rekisteröity voisi käyttää oikeuksiaan. Jos rekisterinpitäjä ei tunnista dataa, joka on liitettävissä tiettyyn rekisteröityyn, niin rekisteröidyllä ei ole oikeutta henkilötietojen tarkastamiseen tai korjaamiseen, henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen eikä poistamiseen. Jos rekisteröity kuitenkin antaa lisätietoja, joiden avulla hänet voidaan tunnistaa tutkimusdatasta, niin oikeuksia ei rajoiteta.
10. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Tämän tutkimuksen rekisterinpitäjiä ovat sopimuksessa yhteisrekisterinpitäjyydestä (JCA) määritellyt osallistuvat organisaatiot (AaltoBIZ, AaltoENG, UPI, Suomen ympäristökeskus (Syke), UEF, Kaskas Media).
Tutkimuksesta vastaava henkilö
Tutkimuksen toteuttamista koskevat kysymykset voi osoittaa osallistuvien organisaatioiden tutkimuksesta vastaaville henkilöille:
- AaltoBIZ: Professori (Associate professor) Samuli Patala (samuli.patala@aalto.fi, 050 4403450)
- AaltoENG: Professori (Associate professor) Marko Keskinen (marko.keskinen@aalto.fi, 050 4714866)
- UPI: Tutkimusprofessori Antto Vihma (antto.vihma@fiia.fi; 050 3724568)
- Syke: Johtava tutkija Suvi Sojamo (etunimi.sukunimi@syke.fi, 029 525 1049)
- UEF: Apulaisprofessori (Associate professor) Miina Porkka (miina.porkka@uef.fi; 050 472 7340)
- Kaskas Media: Toimitusjohtaja Maria Ruuska (maria@kaskas.fi, 040 7274119)
Tietosuojavastaava
Mikäli tutkittavalla on tietosuojaan tai henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä tai pyyntöjä, tutkimukseen osallistuvan tulee ottaa yhteyttä joko relevantin organisaation tutkimuksesta vastaavaan henkilöön tai Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan: puh. 09 47001 (vaihde), tietosuojavastaava@aalto.fi.
Tässä tietopyyntöpalvelussa voit pyytää tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeuksien toteuttamista Aalto-yliopistolta rekisterinpitäjänä (aalto.fi)