Tietosuojailmoitus Land NCP -hankkeeseen (EEA Copernicus Land Monitoring Service National Collaboration Program) liittyvien henkilötietojen käsittelystä

Osallistumisesi hankkeeseen on vapaaehtoista, ja voit vetäytyä siitä milloin tahansa. Sinulle ei aiheudu kielteisiä seurauksia, jos päätät olla osallistumatta hankkeeseen tai jos keskeytät osallistumisesi.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus (Syke) 
Latokartanonkaari 11 
00790 Helsinki 
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi 
Salassa pidettävä sähköposti: https://securemail.ymparisto.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:

NCP Land hankkeen projektipäällikkö
Elise Järvenpää 
etunimi.sukunimi@syke.fi

Tietosuojavastaava

Juha Ruotsalainen
tietosuoja@syke.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta) perusteella.

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitukset

Henkilötietoja kerätään Land NCP-hankkeen toteuttamiseen.  Kerättäviä haastattelu-, kysely-, työpaja-aineiston henkilötietoja ovat osallistujan nimi, ammattinimike, sähköpostiosoite ja organisaation nimi, ääni- ja videotallenteet ja tilaisuuksissa otettavat valokuvat. Yhteystietoja käytämme osallistujien kutsumiseksi hankkeen tilaisuuksiin ja koulutuksiin sekä hankeviestintää varten. Tilaisuuksissa, joissa on ruokatarjoilu, pyydämme myös ruokavaliotiedot kutsun yhteydessä.

Henkilötietoja käytetään kyselyaineiston keräämiseen, hankkeen tilaisuuksiin ja koulutuksiin kutsumiseen sekä hankkeen yhteydenpitoon ja viestintään. Hankkeen kyselyihin, haastatteluihin tai tilaisuuksiin osallistuvien henkilöiden nimiä ei käytetä aineistojen analyysissä tai tulosten raportoinnissa.

Kerättyä aineistoa henkilötietoineen voidaan käyttää myös Syken muissa hankkeissa, edellyttäen, että käyttötarkoitus on yhteensopiva alkuperäisen aineiston keruun tarkoituksen kanssa.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan haastatteluihin, työpajoihin ja muihin hankkeen tilaisuuksiin osallistuvilta, sekä kyselyyn vastaajilta sähköisellä kyselytyökalulla. Lisäksi mahdollisten osallistujien yhteystietoja voidaan hankkia, tarkistaa tai täydentää julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta ja julkisista asiakirjoista, sekä taustaorganisaatioiden asiantuntijoilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät ja analysoivat Land NCP -hankkeessa työskentelevät Syken henkilöt, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä aineistoa. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä hankkeeseen valitut palveluntarjoajat, kuten kyselytyökalun palveluntarjoaja sekä litterointipalvelun toteuttaja, siltä osin kuin se on tarpeen hankkeen toteuttamiseksi.

Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Näiden tahojen kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Hankkeessa ei siirretä tai luovuteta henkilötietoja aktiivisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Hankkeessa kuitenkin käytetään yhdysvaltalaisten palveluntarjoajien, kuten Microsoftin, pilvipalveluja. Tämän vuoksi henkilötietojen katsotaan siirtyvän EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen henkilötietojen siirrosta organisaatioille, jotka osallistuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen. Tämän perusteella henkilötietoja voidaan siirtää yhdysvaltalaisille yrityksille, joiden on tunnustettu tarjoavan riittävän suojan tason. Syke varmistaa, että sen käyttämät palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan näitä suojatoimia ja tietosuojavaatimuksia.

Henkilötietojen käsittely ja tekoäly

Tekoälyä käytetään tietojen analysoinnissa, käsittelyssä ja raportoinnissa asiantuntijoiden asiantuntijuutta tukevana välineenä. Asiantuntijat vastaavat aineiston käsittelystä, analyysien laadusta, tulosten luotettavuudesta sekä aineiston käsittelyn, analyysin ja menetelmien läpinäkyvyydestä. Kaikki tekoälyn tuottamat analyysit ja tuotokset arvioidaan kriittisesti asiantuntijoiden toimesta ennen niiden mahdollista hyödyntämistä. 

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja Syken ohjeistuksia. 

Henkilötietoja sisältävää aineistoa ei käsitellä avoimissa tekoälypalveluissa. 

Tekoälyn käyttö hankkeessa ja analyyseissä dokumentoidaan siten, että sen vaikutus aineiston käsittelyyn ja tuloksiin on jälkikäteen arvioitavissa. 

Henkilötietojen suojaaminen

Syke on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötietojasi luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta sekä vahingossa tapahtuvalta katoamiselta ja vahingoittumiselta.

Henkilötiedot tallennetaan ja säilytetään salasanalla suojatulla verkkolevyllä ja muissa turvallisissa sähköisissä järjestelmissä, joissa on asianmukaisia käyttöoikeudet. Pääsy tietoihin on rajoitettu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tutkimushankkeen toteuttamiseen. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää myös kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa, jotta fyysisiin aineistoihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt.

Henkilötietojen säilyttäminen ja käsittely hankkeen aikana

Haastattelutallenteet poistetaan, kun ne on litteroitu tekstitiedostoiksi. Haastattelunauhoituksista litteroituja tekstejä, kyselyaineistoa ja osallistujien taustatietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tämän hankkeen tarkoituksiin.

Aineistoa henkilötietoineen voidaan säilyttää korkeintaan viisi vuotta hankkeen päättymisen jälkeen, jotta hanke voidaan saattaa loppuun. Hanke päättyy vuonna 2027 Tämän jälkeen aineisto henkilötietoineen poistetaan Syken tallennusjärjestelmistä ja laitteista.

Aineiston käyttö hankkeen päätyttyä

Hankkeen päätyttyä aineistoa voidaan käyttää hankkeen loppuun saattamiseen, tulosten julkaisemiseen ja muuhun raportointiin sekä jatkohankkeissa. Tulosten raportoinnissa käytetään aineistoa, joka on käsitelty siten, ettei yksittäistä osallistujaa voi tunnistaa. Nimeäsi ei mainita julkaisuissa tai muissa hankkeen tuotoksissa. Työtehtävääsi voidaan viitata yleisluonteisesti (esimerkiksi ”asiantuntija”) ja edustamasi organisaation nimi voidaan mainita mutta siten, ettei sinua voi tunnistaa organisaatiotietojen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Koska henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos peruutat suostumuksesi, henkilötietojesi käsittely lopetetaan ja sinusta kerätyt henkilötiedot poistetaan aineistosta siltä osin kuin se on mahdollista. Jos tietojasi on jo käsitelty siten, ettei sinua voida enää tunnistaa niistä, niitä voidaan edelleen käyttää hankkeessa, koska niitä ei enää pidetä henkilötietoina.

Tämän lisäksi sinulla on seuraavat oikeudet:

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Voit myös halutessasi saada jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydentämistä. Voit myös henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista ja käsittelyn rajoittamista. 
Jos oikaisemme tai poistamme henkilötietojasi tai rajoitamme niiden käyttöä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia ilmoittamaan tästä mahdollisuuksien mukaan kaikille niille vastaanottajille, joille tietoja on luovutettu.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Tämän ilmoituksen tarkoituksena on antaa sinulle kattavat tiedot siitä, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Jos jokin henkilötietojen käsittelyyn liittyvä asia on jäänyt epäselväksi, voit pyytää lisätietoja ottamalla yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen alussa mainittuihin tutkimuksen yhteyshenkilöihin.