Tietosuojailmoitus, siviilipalvelusvelvollisen työpalvelu

Sykellä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi/
Puh. 0295 252 001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

henkilöstöpäällikkö Maija Räsänen, etunimi.sukunimi@syke.fi

tietosuojavastaava Juha Ruotsalainen, tietosuoja@syke.fi

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietoja siviilipalvelusvelvollisen työpalvelujakson palveluspaikan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Siviilipalvelusvelvollisen työpalvelujakso perustuu siviilipalveluslakiin (1446/2007). Käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan nojalla.

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Kerättäviä henkilötietoja ovat

• Henkilön sukunimi, etunimet, kotiosoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli, IBAN-tilinumero
• Työpalveluun hakua varten henkilön Sykelle ilmoittamat tiedot esimerkiksi tutkinto- ja työkokemustiedot
• Tiedot asumiskustannuksista (esimerkiksi vuokrasopimus, sähkölasku, kotivakuutus). Jos asunnossa asuu muita henkilöitä, heidän nimitietonsa, henkilötunnuksensa ja muita henkilötietoja voi käydä ilmi vuokrasopimuksesta ja muista asumiseen liittyvistä asiakirjoista.
• Lääkärintodistukset ja -lausunnot ja muut todistukset sekä tiedot hoitokuluista.

Syke toimii siviilipalvelusvelvollisen työpalvelujakson palveluspaikkana. Syke käsittelee henkilötietoja palveluspaikan velvoitteiden suorittamiseksi.

Siviilipalvelusvelvollinen voi hakea oma-aloitteisesti työpalveluun Sykeen tai hän voi hakea työpalveluun Syken ilmoituksen perusteella. Henkilö toimittaa hakemuksensa Syken kirjaamoon. Siviilipalvelusvelvollinen ja Syke sopivat työpalvelun suorittamisesta sitoumuksella, joka on ehdollinen siihen saakka, kunnes Siviilipalveluskeskus on tehnyt työpalvelumääräyksen.

Syke käsittelee henkilötietoja siviilipalvelusvelvollisen kustannusten korvaamiseksi. Siviilipalvelusvelvollisella on palvelusaikana oikeus maksuttomaan majoitukseen ja ruokailuun (ruokaraha). Syke hakee majoituskustannuksiin korvausta Siviilipalveluskeskukselta. Syke on vastuussa siviilipalvelusvelvollisen terveydenhuollosta myös työskentelyajan ulkopuolella (välttämättömät lääkärinpalvelut ja lääkärin määräämä tarpeellinen hoito, esimerkiksi lääkkeet). Syke vastaa henkilön julkisen hammashuollonnon kustannuksista, silmälasien hankinnan kustannuksista ja mahdollisista työpalvelujakson työtehtäviin liittyvistä rokotuksista.

Henkilön tietoja käsitellään myös hänen tehtäviensä hoitamisessa tarvittavien käyttäjätunnusten perustamisessa ja niihin liittyvien käyttövaltuuksien ja palveluiden hallinnoinnissa. Järjestelmien käytöstä kerätään automaattisesti lokitietoa, jota hyödynnetään tarvittaessa virhe- ja ongelmatilanteiden selvittämisessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä Syken tekoälyjärjestelmässä tilannekohtaisesti. Syke AI on Syken sisäinen tietojärjestelmä, josta tiedot eivät siirry Syken ulkopuolelle.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään henkilöltä itseltään. Myös terveydentilaa koskevat tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

Sykeen työpalveluun hakevan henkilön suostumuksella tehtävään valinnan kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä esimerkiksi henkilön ilmoittamilta internetsivuilta tai suosittelijoilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastaanottajana on Syken henkilöstöhallinto ja siviilipalvelusvelvollisen esihenkilöt. Henkilötietoja käsittelee Sykessä myös omassa tehtäväroolissaan kirjaamo, assistentit, talouden asiantuntijat, järjestelmäkohtaiset vastuu- ja ylläpitohenkilöt (pääkäyttäjät) ja Syken ICT-palveluiden nimetyt henkilöt infra- ja käyttöpalveluissa.

Henkilötietojen käsittelijöitä palvelusopimuksiin perustuen ovat henkilöstöhallintoon ja talouteen liittyen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) sekä työterveyteen liittyen työterveyshuollon sopimuskumppanit ja alihankkijat. Infra- ja käyttöpalveluihin liittyen henkilötietoja käsittelee palvelusopimuksen perusteella Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (Valtori). Lisäksi henkilötietoja käsitellään palvelusopimuksiin perustuen esimerkiksi viestinnällisillä verkkoalustoilla, sähköisillä oppimisalustoilla sekä projektien-, toimitilojen- ja riskienhallinnassa.

Majoituskustannuskorvaushakemusta laadittaessa vuokrasopimus tallennetaan Siviilipalveluskeskuksen hallinnoimaan järjestelmään (Sivariweb). Sairauslomapäivät merkitään Sivariwebiin.

Henkilötietojen käsittely EU:n ja ETA:n ulkopuolella

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Syken toimesta aktiivisesti. Syke käyttää toiminnassaan kuitenkin esimerkiksi Yhdysvaltalaisten ohjelmistopalveluiden tuottajien kuten Microsoftin ohjelmistoja, jotka toimivat pilvipalveluina. Nämä tiedot katsotaan tosiasiallisesti siirtyvän EU/ETA-alueen ulkopuolelle siitä huolimatta, missä tiedot sijaitsevat.

Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta järjestelyyn osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille ilman erillisiä 46 artiklan mukaista siirtoperustetta.

Riittävyyspäätöksen nojalla henkilötietoja voidaan siirtää sertifioituneille yhdysvaltalaiselle yritykselle, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin. Riittävyyspäätöstä ei voi käyttää tiedonsiirtoihin julkisen sektorin toimijoiden välillä.

Syke huolehtii omalta osaltaan siitä, että sen käyttämät palveluntarjoajat ovat Euroopan tietosuojaviranomaisten ylläpitämällä listalla.

Henkilötietojen suojaaminen

Syke rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä ilmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Tiedot poistetaan välittömästi käyttötarkoituksen lakattua. Asiakirjojen säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.

Lääkärintodistukset ja -lausunnot ja muut todistukset hävitetään työpalvelun päätyttyä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilöllemme tai Syken tietosuojavastaavalle.

Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kohdassa Rekisterinpitäjä ja Tietosuojavastaava mainituille henkilöille.

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768