Tietosuojailmoitus Syken asiakastuen palvelunhallintaan ja asiakasviestintään liittyvien henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa (Syke).

Sykellä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://securemail.ymparisto.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Projektipäällikkö Henrik Saari, etunimi.sukunimi@syke.fi

Tietosuojavastaava Juha Ruotsalainen tietosuojaSYKE@syke.fi

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän (tieteellinen tutkimus) suorittamiseksi ja Sykelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan alakohta 1 (e) ja tietosuojalaki (1050/2018) 4 §:n 2 mom. kohta 3).

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Keräämme henkilötietoja Syken järjestelmiin ja aineistoihin liittyvien palvelu- ja tukipyyntöjen jättäjistä. Tietoja käytetään asiakkaille tuen tarjoamiseen ja palveluista sekä aineistoista viestimiseksi. Lisäksi tietoja hyödynnetään Syken asiakastuen kehittämisessä ja analysoinnissa.

Henkilötietoja kerätään rakennetun ympäristön tietojärjestelmän käyttäjistä sekä paikkatietoaineistojen ja metatietojen GIS-tuen käyttäjistä.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Alla on tarkemmin eroteltu eri osatehtäviä varten kerättävät henkilötiedot.

1. Tukipyyntöjen ja palautteiden jättäjät

  • Koko nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Organisaatio
  • Organisaation tyyppi
  • Rooli organisaatiossa
  • Palvelupyynnön sisältö
  • Asiointihistoria eli tieto aiemmista palvelupyynnöistä, jotka on suljettu.

Henkilötiedot kerätään, jotta palvelupyyntöihin voidaan vastata ja tarjota yhteydenottajille tukea.

2. Järjestelmien yhteyshenkilöt

  • Koko nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Organisaatio
  • Organisaation tyyppi
  • Rooli organisaatiossa
  • Tieto vastuutehtävästä järjestelmään liittyen
  • Asiointihistoria eli tieto aiemmista palvelupyynnöistä, jotka on suljettu.

Henkilötiedot kerätään, jotta järjestelmien yhteyshenkilöitä voidaan opastaa ja tarjota heille tietoa järjestelmää koskevista muutoksista ja muista käyttöön vaikuttavista asioista.

Henkilötietojen lähteet

Tukipyyntöjen ja palautteiden jättäjien yhteystiedot saadaan heidän lähettämistään sähköposteista tai yhteydenottolomakkeelta, johon käyttäjä syöttää tiedot. Järjestelmien yhteyshenkilöiden tiedot tulevat sopimuksista, jotka Syke ja palveluita käyttävä organisaatio allekirjoittavat. Organisaation työntekijät ovat määritellään sopimukseen yhteyshenkilöt.

Henkilötietoja voidaan päivittää myös hyödyntäen organisaatioiden avoimilla verkkosivuilla ilmoitettuja tietoja. Lisäksi henkilö voi ilmoittaa esimerkiksi sähköpostilla tai verkkolomakkeen kautta muutoksia hänestä tallennettuihin tietoihin.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja hyödyntävät Syken asiakaspalvelutoimintaan osallistuvat.
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen

Suomen ympäristökeskus (Syke) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja (kohdat 1 ja 2) säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä ilmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Jos käyttötarkoitus lakkaa ja peruste tietojen säilyttämiseen poistuu, henkilötiedot poistetaan välittömästi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilölle tai Syken tietosuojavastaavalle.

Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kohdassa Rekisterinpitäjä ja Tietosuojavastaava mainituille henkilöille.

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Julkaistu 19.3.2026