Tietosuojailmoitus Syken viestinnän ja markkinoinnin käsittelemistä henkilötiedoista

Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksen (Syke) Viestintä ja markkinointi -toiminnossa. Tietosuojailmoitusta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi järjestelmien, palveluntuottajien tai lainsäädännön muutoksista johtuen.

Sykellä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä

Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi/
Puh. 0295 252 001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Viestintäjohtaja Ville Korhonen, etunimi.sukunimi@syke.fi

Tietosuojavastaava: Juha Ruotsalainen, tietosuojasyke@syke.fi

Mihin käsittelymme perustuu

Tietosuojailmoitus perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja soveltuvaan kansalliseen lainsäädäntöön.  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus silloin, kun henkilö aktiivisesti antaa suostumuksensa kyseiseen käsittelyyn, kuten luvan suoramarkkinointiin tai ilmoittautuu tapahtumaan. Perusteena voi olla myös yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (laki Suomen ympäristökeskuksesta 1069/2009 1 § 6).

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Henkilöltä itseltään voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • sähköpostiosoite  
  • etu- ja sukunimi
  • työnantajaorganisaation nimi
  • äidinkieli tai muu kieli, jolla haluaa vastaanottaa sisältöjä
  • työosoite, puhelinnumero ja titteli
  • tietoja pyynnöistä lähettää henkilön tilaamaa viestintää tai markkinointiviestintää
  • tietoja viestintä- tai markkinointikielloista
  • yhteydenottolomakkeisiin syötetty tieto
  • asiakaspalautetietoja.

Henkilötietorekisterin tietojen käyttötarkoitus on asiakas- ja sidosryhmäviestintä. Käytämme henkilötietorekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden, raporttien ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista ja asiantuntijapalveluista tiedottamiseen ja markkinointiin.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi tapahtumien järjestämistä varten. Tapahtumia saatetaan tallentaa. Tallentamisesta kertyvää media-aineistoa voidaan käyttää viestintä- ja markkinointitarkoituksiin. Tallentamisesta tiedotetaan aina erikseen.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään yhteydenottojen, tilauslomakkeiden ja tapahtumailmoittautumisten yhteydessä, sekä käynnissä olevien yhteistyökumppanuuksien kautta. Saatamme kerätä tietoja asiakkaista myös julkisista lähteistä ja rekistereistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Syke hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia palveluntuottajia, kuten järjestelmäpalveluntarjoajia. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Syken lukuun.

Syken koulutuksien ja tapahtumien hallinnointiin osallistuvien henkilöiden lisäksi järjestelmien palveluntarjoajien henkilöstöllä on myös pääsy henkilötietoihin. Palveluntarjoajat ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat Syken niille antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.

Syke voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyötahoille tapahtumienhallintatarkoituksiin ilmoittautumisten ja tapahtumien aikana. Mikäli kyseessä on yhteisrekisterinpitäjyys, yhteisrekisterinpitäjät voivat käsitellä henkilötietoja tapahtuman ja käsittelytarkoituksen edellyttäessä. Henkilötietoja ei luovuteta yhteistyökumppaneille tai muille kolmansille osapuolille muihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen

Suomen ympäristökeskus (Syke) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimuksellisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Tietojen tarpeettomuuden vahvistamisen jälkeen tiedot poistetaan, ellei käsittelylle ole edelleen laillista oikeusperustetta. Henkilötietojen käsittelyaikaa voidaan pidentää tietosuoja-asetuksen ja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä tiedonannossa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Arkistonmuodostamissuunnitelman mukaisesti tapahtumaosallistumistiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua koulutukseen osallistumisesta.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käytöstä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilölle tai Syken tietosuojavastaavalle.

Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kohdassa Rekisterinpitäjä ja Tietosuojavastaava mainituille henkilöille.

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Julkaistu 27.5.2025 / Päivitetty 28.11.2025