Tietosuojailmoitus tarjouskilpailuihin ja hankintoihin liittyvien henkilötietojen käsittelystä Sykessä

Suomen ympäristökeskuksella on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus (Syke)
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi
Puh. 0295 252 001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:

Kullekin tarjouspyynnölle ilmoitetaan erikseen hankintakohtainen yhteyshenkilö. Syken yleinen yhteydenotto-osoite on kirjaamo@syke.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava, tietosuojaSyke@syke.fi

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisen tehtävän (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), yleisen edun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta) tai antamasi suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). 

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Syken hankintoja ja hankintalainsäädännön (mm. hankintalaki (2016/1397)) mukaisia julkisten hankintojen kilpailutuksia ja hankintasopimuksia. Peruste henkilötietojen käsittelylle on tällöin rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Lisäksi Sykellä on tarve käsitellä henkilötietoja hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalainsäädännössä asettuja kynnysarvoja tai joita ei lainsäädännön soveltamisalan poikkeussäännöksistä johtuen ole kilpailutettava. Sykellä on tällöin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötietoja hankinnassa Syken lakiin perustuvien tehtävien suorittamiseksi laadukkaasti ja kustannustehokkaasti, kun Sykellä on tarve varmistua tarjouksen laadullisista ominaisuuksista sekä olla yhteydessä tarjoajiin.

Tarjouskilpailuissa, suorahankinnoissa ja markkinakartoituksissa tarvittavia henkilötietoja ovat esimerkiksi tarjouspyynnöissä pyydettävät tarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot, tarjousten vertailuun käytettävät tiedot henkilöiden nimistä, yhteystiedoista, ammatillisista pätevyyksistä ja kokemuksesta, referenssien yhteyshenkilötiedot ja tarjoajan lakisääteisiin poissulkuperusteisiin lukeutuvat voittaneen tarjoajan ja sen johtohenkilöiden rikosrekisteritiedot ja EU:n tai YK:n asettamiin pakotteisiin liittyvät henkilötiedot. 

Tarjousasiakirjoihin saattaa sisältyä myös tarjouskilpailukohtaisia välittömiä tai välillisiä henkilötietoja, joita ei voida tässä tyhjentävästi luetteloida.

Valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteiden tarkastaminen perustuu hankintalakien lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993). Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, ”tilaajavastuulaki”) velvoittaa hankintayksikön selvittämään, että sopimuskumppanit täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Lisäksi liittyen EU:n päätökseen (YUTP) 2022/578 valtiovarainministeriö on velvoittanut hankintayksiköt huomioimaan hankinnoissaan EU:n rajoittavat toimenpiteet eli pakotteet. Pakotetarkistukset koskevat sekä yrityksiä että sen edunsaajia.

Syke tarvitsee tarjoajien yhteyshenkilöiden yhteystietoja ollakseen yhteydessä tarjoajiin hankintamenettelyn aikana, esimerkiksi antaessaan hankintapäätökset tiedoksi tarjoajille. Syke saattaa pyytää toimittajilta tarjouksissaan referenssien yhteyshenkilöiden yhteystietoja, jotta Syke voi tarkistaa referenssitietojen aitouden. Syke saattaa pyytää toimittajia tarjouksissaan nimeämään asiantuntijoita kilpailutettavaa toimeksiantoa varten varmistaakseen, että keskeiset henkilöt ovat Syken saatavilla tarjouspyynnössä ilmoitettuna ajankohtana. Tarjouksen tiedot liitetään osaksi hankintasopimusta, minkä johdosta Sykellä on tarve käsitellä tarjouksen sisältämiä henkilötietoja hankinta- sopimuksen voimassaolon ajan sopimuksen täytäntöön panemiseksi. 

Tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat tallennetaan kilpailutuksen ajaksi valtion yhteiseen Cloudia Kilpailutus -palveluun josta ne ohjautuvat hankintalain 32 §, 33 §, 34 §, 36 §, 38 §, tai 101 § mukaista hankintamenettelyä sovellettaessa automaattisesti Hilma-hankintailmoituspalveluun https://www.hankintailmoitukset.fi ja sieltä tietyissä tapauksissa myös EU:n virallisen lehden täydennysosan verkkoversioon, TED-palveluun https://ted.europa.eu . Tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat tallennetaan myös Syken sähköiseen viranomaisia koskevien arkistolain (831/1994) määräysten mukaiseen SykeVahva-arkistoon.

Jos asianosainen hakee muutosta tai oikaisua hankintaa koskevaan päätökseen, Syken on välttämätöntä käsitellä valituksen kohteena olevien hankinta-asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja muutoksenhakuprosessin ja mahdollisen oikeuskäsittelyn ajan sekä asian lopputuloksen edellyttämällä tavalla, esimerkiksi suorittamalla uusi tarjousvertailu tuomioistuimen päätöksen johdosta. Muutoksenhakuprosessissa henkilötietoja saattaa siirtyä oikeudenkäyntiaineiston osana Markkinaoikeuden käsiteltäväksi ja tietokantoihin ja sieltä joissakin tapauksissa vielä eteenpäin Korkeimman hallinto-oikeuden käsiteltäväksi ja tietokantoihin.

Sopimusaikana Syke käyttää valtion yhteistä Handi- tilaus- ja laskutusjärjestelmää tilausten hallintaan ja laskujen vastaanottamiseen ja maksamiseen (Handi-palvelu). Tilauksissa ja laskuissa käytetään sopimuksen mukaisia laskutustietoja, jotka voivat sisältää myös toimittajan henkilötietoja.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan tarjouksen osana rekisteröityjen työnantajalta tai rekisteröidyiltä itseltään heidän lähettäessään tarjouksen tai tarjouskilpailuun osallistumiseen liittyvän muun erillisen dokumentin, kuten pakotevakuutuksen. Antajana voi olla myös tarjouksen jättävä taho, joka käyttää henkilöä asiantuntijanaan ja jonka tulisi olla pyytänyt rekisteröidyn luvan tietojen käyttämiseen tarjouksessaan esim. tarjottuna asiantuntijana tai joissakin tapauksissa referenssin yhteyshenkilönä. Henkilötietoja saadaan myös YTJ-palvelusta ja Asiakastiedon ja Vastuu Group Oyj:n palvelusta.
Tämän lisäksi Suomen ympäristökeskus saa henkilötietoja omista sisäisistä järjestelmistään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Sykessä työskentelevät henkilöt. Tietopalveluissa, esim. Hilma, TED tietoja käsittelevät. Valitustilanteessa Markkinaoikeuden ja/tai KHO:n henkilöt. Tietyissä tapauksissa myös hävinneet tarjoajat, jotka haluavat saada nähdäkseen tarjousdokumentaatiota.

Henkilötietojen suojaaminen

Suomen ympäristökeskus (Syke) rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain työtehtävien puolesta nimetyt henkilöt.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan, mukaan lukien kolmansissa maissa tai kansainvälisissä järjestöissä olevat vastaanottajat:

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa tapaus-kohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Valtiontalouden tarkastusvirasto voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta.

Lakisääteisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi ja hankintojen toteuttamiseksi Syke voi käyttää sopimuskumppaneitaan henkilötietojen käsittelijöinä. Henkilötietoja käsitellään tarpeen mukaan Syken tai sopimuskumppanien tietojärjestelmissä, joiden toimittajat toimivat myös henkilötietojen käsittelijöinä tai alikäsittelijöinä. 

Julkisten hankintojen kilpailutusprosessien yhteydessä henkilötietoja käsitellään mm. Cloudia Oy:n ylläpitämässä Cloudia Kilpailutus -kilpailutusjärjestelmässä sekä Palkeiden ylläpitämässä tilaus- ja laskutusjärjestelmä Handissa. Toteutamme palvelut ja käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti EU- tai ETA-maissa sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. Joissain tapauksissa palvelujemme toteuttamiseen saatetaan käyttää myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia. Näissä tapauksissa henkilötietoja saatetaan siirtää EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Toteutamme tällaiset siirrot lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja näin varmistamme, että henkilötietojen suoja on riittävällä tasolla. Huolehdimme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän selosteen mukaisesti riippumatta siitä, missä tietoja käsitellään.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta Syke voi täyttää tässä ilmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Tietoja voidaan siirtää myös Kansallisarkistoon siltä osin kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

• Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilölle tai Syken tietosuojavastaavalle.
  Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet
  Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
• Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi.
• Sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa antamasi suostumus.
• Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.