Tietosuojailmoitus Turvallista vettä kaikille (WaterFall) hankkeeseen liittyvien henkilötietojen käsittelystä

Osallistumisesi tutkimukseen on vapaaehtoista, ja voit vetäytyä tutkimuksesta milloin tahansa. Sinulle ei aiheudu kielteisiä seurauksia, jos päätät olla osallistumatta tutkimukseen tai jos peruutat osallistumisesi. 

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomen ympäristökeskus (Syke) 
Latokartanonkaari 11 
00790 Helsinki 
Sähköposti: kirjaamo@syke.fi 
Salassa pidettävä sähköposti: https://turvaviesti.ymparisto.fi/ 
Puh. 029 525 2001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt: 
Vuokko Laukka, johtava tukkija 
etunimi.sukunimi@syke.fi

Tietosuojavastaava
Juha Ruotsalainen
tietosuojaSYKE@syke.fi

Mihin käsittely perustuu?

Käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun perusteella tieteellisen tutkimuksen suorittamiseksi ja Sykelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (yleinen tietosuoja-asetus ((EU 2016/679) 6(1)(e) artikla ja tietosuojalaki (1050/2018) 4 §:n 3-kohta).

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja kerätään WaterFall-hanketta ja sen viestintää varten. Hankkeessa kerättäviä henkilötietoja ovat tutkimukseen osallistuvan nimi, sähköpostiosoite ja lisäksi ääni- ja videotallenteet. Taustatietoina pyydetään ammattinimike ja organisaatio. Kerättyä aineistoa voidaan käyttää myös vesihuollon turvallisuutta koskevissa jatkotutkimuksissa.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan suoraan haastatteluihin ja työpajaan osallistuvilta.  Lisäksi potentiaalisten tutkimukseen osallistujien ja sen viestinnästä hyötyvien henkilöiden yhteystietoja kerätään organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät hankkeessa työskentelevät Suomen Ympäristökeskuksen tutkijat ja muu henkilökunta, jolla on oikeus käsitellä henkilötietoja sisältävää aineistoa.

WaterFall-hankkeen aikana henkilötietoja sisältäviä haastatteluita saavat käyttää hankkeen toteuttamiseen Syken tutkimuskumppaneiden DemosHelsingin, Lapin yliopiston, Maanpuolustuskorkeakoulun, Oulun yliopiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen hankkeessa työskentelevät tutkija.

Henkilötietoja luovutetaan haastatteluiden mahdollista puhtaaksikirjoittamista varten translitterointiyritykselle.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Syken toimesta aktiivisesti. Sykessä käytetään kuitenkin yhdysvaltalaisen ohjelmistopalveluita tuottavan Microsoftin Teams-ohjelmistoa. Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Tietosuojaa koskevan päätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta yritykselle, joka on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen yhdessä sopimiin suojatoimiin. Syke on varmistanut, että Microsoft on Euroopan tietosuojaviranomaisten ylläpitämällä sertifioitujen yritysten listalla.

Henkilötietojen suojaaminen

Syke on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi laittomalta tai luvattomalta käytöltä ja luovuttamiselta tai tahattomalta tuhoutumiselta ja vahingoittumiselta.

Henkilötiedot tallennetaan ja niitä säilytetään käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatulla verkkoasemalla ja muissa turvallisiksi todetuissa sähköisissä palveluissa siten, että niihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja hankeen toteutukseen. Syken tutkimuskumppanit ja palveluntarjoajat ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia henkilötietojen käsittelijöitä, joiden tulee noudattaa Syken antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niitä ei enää tarvita. WaterFall-hanke on kertatutkimus, joka päätyy 30.11.2030. Tämän jälkeen haastattelut tallennetaan Syken suojattuun sähköiseen järjestelmään ja niistä poistetaan kaikki muut tunnistetiedot paitsi organisaatiotieto. Tallennettua aineistoa saa käyttää vain Syken tutkijat. Tarvittaessa henkilötiedot voidaan säilyttää 5 vuoden ajan hankkeen päättymisen jälkeen hankkeen loppuun saattamiseksi ja tutkimuksen luotettavuuden todentamiseksi. Kaikki henkilötiedot ja haastattelut poistetaan Syken laitteista ja järjestelmistä välittömästi, kun niitä ei enää tarvita Syken toteuttamissa vesihuollon turvallisuutta koskevissa jatkotutkimuksissa. 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeudet

Tämän ilmoituksen tarkoituksena on antaa kattavasti tietoa mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi WaterFall-hankkeessa. Jos jokin henkilötietojen käsittelyssä on jäänyt epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä olemalla yhteydessä yhteyshenkilöihin.

• Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia ja virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. 
• Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa. 
• Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden. 
• Tässä kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Oikeuksista voidaan poiketa myös, jos rekisteröityä ei pystytä tunnistamaan.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelinvaihde: 029 566 6700 
Kirjaamo: 029 566 6768