Suomen ympäristökeskus | Finlands miljöcentral | Finnish Environment Institute

sykefi header valkoinen

Tietosuojailmoitus rekrytointiin (haastattelu- ja valintavaihe) liittyvien henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot, jotka tulee toimittaa rekisteröidylle. Tässä ilmoituksessa kerrotaan mm. miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja Suomen ympäristökeskuksessa SYKE.

SYKEllä on oikeus tehdä teknisiä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen ilmoittamatta siitä etukäteen rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Suomen ympäristökeskus SYKE
Latokartanonkaari 11
00790 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo.syke@ymparisto.fi
Salassa pidettävä sähköposti: https://securemail.ymparisto.fi
Puh. 0295 252 001

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:

Henkilöstöpäällikkö Niina Oksanen
etunimi.sukunimi@ymparisto.fi

tietosuojavastaava@ymparisto.fi

Käsittelyn peruste / Mihin käsittelymme perustuu

Kun rekrytoimme virkasuhteisia työntekijöitä, käsittelemme henkilötietoja seuraavien lakisääteisen velvoitteiden noudattamiseksi:

  • Tietosuojaasetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
  • Virkamieslaki (750/1994) ja asetus (971/1994)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Kun rekrytoimme työsopimussuhteisia työntekijöitä, käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitukset

Kerättäviä henkilötietoja ovat hakemuksiin liittyvät tiedot: yksilöintitiedot (nimi, syntymäaika, osoite, puhelin, sähköposti, sukupuoli, koulutustiedot, työkokemushistoria, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, julkaisuluettelo, hakijan ilmoittamat suosittelijat ja heidän yhteystietonsa, muut työnhakuun liittyvät tarpeelliset tiedot kuten kielitaito, osaaminen, tietotekninen osaaminen, erityisosaaminen, hakijan muut itsestään kertomat tiedot sisältäen myös mahdolliset erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot.

Käytämme henkilötietoja SYKEn rekrytointiin liittyvään haastattelu- ja valintavaiheeseen. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja hakemusten käsittelyn yhteydessä, mikäli hakija on toimittanut hakemuksensa SYKEen postitse tai sähköpostitse.

Kerättävien henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään hakijalta itseltään.

Hakijan suostumuksella rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä (esim. google, LinkedIn) tai suosittelijoilta.

Henkilötietojen vastaanottajat

SYKEssä:

  • Valtiolle.fi-järjestelmän pääkäyttäjät
  • Kirjaamo
  • Rekrytoinnin haastattelu ja valintavaiheeseen osallistuvat henkilöt (rekrytoivan toimintayksikön johtaja, ryhmäpäällikkö sekä assistentti sekä henkilö, joka tuntee sitä tehtävää, johon henkilöä ollaan valitsemassa)

Henkilötietojen käsittelijöitä palvelusopimuksiin perustuen ovat myös:

  • Suojelupoliisi, jos valittavasta teetetään henkilöturvallisuusselvitys
  • Soveltuvuusarviointeja tuottavat palveluntarjoajat, jos valinnassa käytetään soveltuvuusarviointia

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin professuurirekrytointien osalta siirtää EU:n tai ETAn ulkopuolelle ulkopuoliselle asiantuntija-arvioijalle arviointitarkoituksessa. Asiantuntijamenettelyn käytöstä kerrotaan hakuilmoituksen yhteydessä.

Henkilötietojen suojaaminen

SYKE rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja rekrytoinnin päätyttyä kaksi vuotta, jonka jälkeen henkilötiedot tuhotaan.

Soveltuvuusarviointilausunnot hävitetään kahden vuoden kuluttua valinnasta, jollei tasa-arvolain tai yhdenvertaisuuslain mukaista kannetta tai työsyrjintäsyytettä ole nostettu.

Henkilöturvallisuusselvitykseen saatu vastaus suojelupoliisilta hävitetään, kun vastauksesta on informoitu selvityksen kohdetta ja esimiestä.

Jos suojelupoliisilla on ilmoitettavaa tietoa selvityksen kohteesta, kirjallista vastausta säilytetään kuitenkin kuusi kuukautta.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Pyrimme tässä ilmoituksessa antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnin haastattelu- ja valintavaiheissa. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä ne yhteyshenkilöllemme.

Sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.

Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi.

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Lisäksi sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä silloin, kun henkilötietojesi käsittely perustuu yleiseen etuun.

Julkaistu 31.5.2019 klo 12.22, päivitetty 31.5.2019 klo 12.22

Aihealue:
Kohderyhmä: